Datenschutz für Bewerber

Datenschutzerklärung für Bewerber*innen

Diese Datenschutzerklärung dient dazu, Sie darüber zu informieren, wie sich die Unternehmen innerhalb der Lloyds Banking Group („die Gruppe“) dazu verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Dies beinhaltet alle Informationen, die Sie uns über sich selbst anvertraut haben und welche wir über Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses in Erfahrung gebracht haben. Darüber hinaus informiert Sie diese Mitteilung über Ihre Datenschutzrechte und wie Sie das Gesetz schützt.

Unsere Rechtsgrundlagen & was wir tun 

Hier finden Sie eine Auflistung aller Möglichkeiten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden können und auf welche Gründe wir uns dabei berufen. An dieser Stelle erläutern wir Ihnen auch das zugrundeliegende berechtigte Interesse, sofern dies einer der Gründe ist.

 

Erforderliche Daten zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses

• Verwaltung des Bewerbungsprozesses
• Verwaltung der Bewerberlisten
• Zuverlässigkeitsüberprüfung bspw. anhand des polizeilichen Führungszeugnisses, sofern dies für die zu besetzende Stelle   zwingend erforderlich ist
• Nutzung Ihrer Kontaktdaten, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Anweisungen so effektiv wie möglich zu befolgen
• Reisekostenerstattung, sofern dies vereinbart wurde
• Überprüfung der Sanktionslisten zur Erfüllung der EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2001, 753/2011

 

Unser berechtigtes Interesse

Was wir tun:

• Geschäftsplanung inklusive Budget- und Strukturmanagement
• Aufrechterhaltung der erforderlichen IT-Infrastruktur, Aufklärung von Sicherheitsvorfällen
• Aufdecken von Verdachtsfällen und Aufklärung von Straftaten, Lösung von Rechtstreitigkeiten
• Gewährleistung der Sicherheit von Räumlichkeiten, Daten und Technik
• Audits und Kontrollmaßnahmen
• Einsatz von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, Kooperation mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden
• Einholung von Referenzen über Sie, sofern Sie in Ihrer Bewerbung eine Referenzperson angeben
• Testen von IT-Systemen und Software-Produkten, in denen Ihre Daten gespeichert sind,
• Durchführung von Datenmigrationen Durchführung von Sicherheits- und Wirksamkeitstests

 

Erläuterung der Interessen:

• Einhaltung der für uns geltenden Regeln und Vorschriften
• Umsetzung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften
• Überprüfung der Bewerbung
• Überprüfung der Korrektheit und Vollständigkeit von IT-Systemen und Datenmigrationen
• Gewährleistung der Sicherheit der Systeme

 

Einwilligung

Wenn wir bei der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung benötigen, werden wir Sie darüber in Kenntnis setzen.

 

Für Beschäftigungszwecke

• Aus Anpassungszwecken, um Gesundheitsanforderungen zu entsprechen.
• Verwendung besonderer Datenkategorien zur Begründung, Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten

Welche Daten Sie uns freiwillig im Rahmen Ihres Anschreibens, Lebenslaufs oder anderen Dokumenten mitteilen, liegt in Ihrem Ermessen. Oft werden folgende Informationen bereitgestellt:

• Familienstand
• Geschlecht
• Anzahl der Kinder
• Bild von Ihnen
• Empfehlungen (Name und Kontaktdaten des Empfehlenden)
• Geburtsdatum
• Religion
• Gesundheitsdaten
 

Zweck und gesetzliche Grundlage

Da es uns auf Grund gesetzlicher Regelungen nicht gestattet ist, Dokumente anzupassen, die Sie uns zugesendet haben, verarbeiten wir die uns zugesendeten Dokumente unverändert (Artikel 6 Abs. 1 c DSGVO*).

 

Woher wir unsere Daten beziehen

Daten, die Sie an uns weitergegeben haben:

• Im Rahmen Ihrer Bewerbung für eine Position,
• Im Rahmen von Gesprächen während des Einstellungsprozesses

 

Mit wem wir Ihre personenbezogenen Daten teilen

Wir beschäftigen ausgewählte stellvertretende Vermittler und Dienstleister (Auftragsverarbeiter in Übereinstimmung mit Art. 28 DSGVO), die Zugriff auf Ihre Daten in dem erforderlichen Umfang erhalten können, um unseren Verpflichtungen nachzukommen. Auftragsverarbeiter können Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung hin verarbeiten und nur zur Erfüllung des von uns erteilten Auftrags. Andere Empfänger der Daten sind Stellen, mit denen wir im Rahmen unserer gesetzlichen Meldepflichten kooperieren müssen.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Fälle, in denen Daten an Dritte weitergegeben werden („Datenempfänger“).

• Arbeitsagentur: Nach § 164 Abs. 1 Satz 4 SGB IX hat der Arbeitgeber Anträge von Schwerbehinderten unverzüglich nach Eingang bei der Behindertenvertretung und der Bundesagentur für Arbeit einzureichen.

• Bildungseinrichtungen: Wenn Sie Sich in einer Ausbildung befinden und dies in Ihrem Ausbildungsvertrag vereinbart ist, werden wir Ihre Daten für die Zwecke Ihrer Ausbildung an Bildungseinrichtungen weitergeben.

• Dienstleister für Aktenvernichtung: Wir setzen Dienstleister ein, um Dokumente und Datenträger im Rahmen der Auftragsabwicklung zu vernichten.

• IHK (Industrie- und Handelskammer): Wenn Sie eine firmenspezifische Ausbildung absolvieren und dies in Ihrem Ausbildungsvertrag vereinbart ist, geben wir Ihre Daten zur Durchführung Ihrer Ausbildung an die IHK weiter.

• IT-Services: Im Rahmen des Betriebs unserer IT-Infrastruktur und unserer Website können die entsprechenden Dienstleister (Verarbeiter) auf Ihre Daten zugreifen. Wir verpflichten unsere Dienstleister, die Verarbeitung Ihrer Daten stets auf das zur Erreichung des Zwecks erforderliche Maß zu beschränken.

• Gerichte, Anwälte: Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten unter Umständen an die entsprechenden Gerichte und beteiligten Anwälte weitergegeben.

• Personalagenturen: Sofern wir die Dienste von Personalagenturen in Anspruch nehmen, so erhalten diese die Information, ob es zu einer Einstellung gekommen ist und zu den Möglichkeiten, eine Vermittlungsgebühr zu erheben.

• Banken: Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der Zahlungsabwicklung von Reisekosten an Banken weitergegeben.

• Steuerbehörden: Die Übermittlung personenbezogener Daten an diese Stellen erfolgt nur zum Zwecke der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.

• Steuerberater: Zur Erfüllung unserer steuerlichen Pflichten setzen wir Steuerberater ein. Im Rahmen der Konsultation kann nicht ausgeschlossen werden, dass Dokumente, die Ihre Daten enthalten, eingesehen werden können. Als Geheimnisträger unterliegen Steuerberater der Geheimhaltung.

• Wirtschaftsprüfer: Um unserer gesetzlichen Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses nach § 316 Abs. 1 HGB nachzukommen, setzen wir Wirtschaftsprüfer ein. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass bei einer solchen Prüfung Dokumente herangezogen werden, die Ihre Daten enthalten. Als Geheimnisträger unterliegen Wirtschaftsprüfer der Geheimhaltung.

• E-Mail-Provider des Empfängers: Wenn wir elektronisch mit Ihnen kommunizieren, erhält Ihr E-Mail-Provider personenbezogene Daten.

• Telekommunikationsdienstleister: Wenn wir telefonisch mit Ihnen kommunizieren, enthalten die entsprechenden Dienstleister personenbezogene Daten. 

• Dienstleister für Post und Logistik: Diese Dienstleister erhalten Ihre Anschrift, wenn Ihnen etwas per Post oder Logistik zugeschickt wird.

• Auditoren: Im Rahmen von Audits und anderen Kontrollmaßnahmen (auch Kontrollen des Datenschutzbeauftragten) kann es vorkommen, dass Auditoren Dokumente oder Datensätze betrachten, die Ihre personenbezogenen Daten beinhalten.

• Dienstleister für Überprüfung der Sanktionslisten: Wir setzen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) für die  Überprüfung der Sanktionslisten ein, um unseren Verpflichtungen nachzukommen, die sich aus den EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011 ergeben.

• Datenschutzbeauftragter: Dieser kann im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten oder Zugriff darauf erhalten.

 

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer

Zentrale Funktionen unseres Geschäfts werden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung durch die Lloyds Banking Group im Vereinigten Königreich (nachfolgend „UK“) wahrgenommen. Weiterhin verfügen unsere IT-Dienstleister über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Wir weisen darauf hin, dass das Datenschutzniveau in Drittländern ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom europäischen Datenschutzniveau abweichen kann. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz Niveau verfügen. Für die Datenweitergabe an das Vereinigte Königreich hat die EU-Kommission den Angemessenheitsbeschluss (C(2021) 4800) erlassen. Die Weitergabe Ihrer Daten an die genannten Akteure in übrigen Drittländer betreffend sind unsere Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich.
Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

 

Prüfung des Führungszeugnisses

Die Bereitstellung des Führungszeugnisses wird nur benötigt, sofern es sich für die zu besetzende Position als erforderlich herausstellt.

Zweck und gesetzliche Grundlage

Soweit es für die Besetzung der Position erforderlich ist, benötigen wir das Führungszeugnis zur Entscheidungsfindung auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Für einige Positionen besteht eine gesetzliche Verpflichtung, das polizeiliche Führungszeugnis für die Entscheidung auf der Grundlage des Arbeitsverhältnisses vorzulegen (Artikel 6 Absatz 1c DSGVO).

 

Prüfung der SCHUFA-Auskunft

Die Bereitstellung der SCHUFA-Auskunft wird nur benötigt, sofern es sich für die zu besetzendene Position als erforderlich heraus stellt.
 

Zweck und gesetzliche Grundlage

Soweit es für die Besetzung der Position erforderlich ist, benötigen wir die SCHUFA-Auskunft zur Entscheidungsfindung auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). 

 

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns für die Dauer des Einstellungsprozesses gespeichert. Darüber hinaus können wir Ihre Daten für bis zu 6 Monate aus einem der nachfolgenden Gründe speichern:

• Um auf etwaige Nachfragen oder Beschwerden zu reagieren
• Zum Nachweis dafür, dass Sie fair behandelt wurden

Sollten Sie den Bewerbungsprozess erfolgreich abschließen, erhalten Sie die Datenschutzinformationen für Mitarbeiter der Lloyds Bank GmbH, in denen beschrieben wird, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, einschließlich etwaiger Aufbewahrungsfristen.

 

Wie Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten erhalten, diese aktualisieren oder der Nutzung durch uns widersprechen

Ihnen steht ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Sie haben auch das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Für weitere Informationen darüber, wie Sie eine Kopie Ihrer Daten anfordern können, kontaktieren Sie uns bitte unter recruitment@bankofscotland.de.

Wir treffen Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass die von uns verarbeiteten Daten zutreffend und verhältnismäßig sind. Sofern Sie Ihre von uns gespeicherten Daten aktualisieren oder berichtigen möchten oder der Nutzung durch uns widersprechen möchten, so wenden Sie sich bitte unter folgender E-Mailadresse an uns: recruitment@bankofscotland.de.

Sie haben das gesetzliche Recht auf Datenübertragbarkeit, ebenso wie das gesetzliche Recht auf Information sowie der Berichtigung, Löschung oder Einschränkungen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 15-20 DSGVO).

Sie haben das gesetzliche Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

 

Wie Sie Ihre Einwilligung widerrufen können

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Fall unter recruitment@bankofscotland.de.

 

Wie Sie uns für weitere Informationen kontaktieren können

Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie mehr über die Art und Weise erfahren möchten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

Sie können uns beispielsweise über die oben genannten Kontaktinformationen erreichen.

 

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben ein gesetzliches Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Übereinstimmung mit Abschnitt 19 BDSG).

 

Pflichten des Bewerbers und Konsequenzen bei Datenverweigerung

Nahezu alle Daten werden zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses benötigt. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist daher erforderlich, um über die Begründung des Arbeitsverhältnisses entscheiden zu können. Ein Teil der Daten wird aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet. Sie können uns explizit zusätzliche Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Eine Weigerung, solche freiwilligen Angaben zu machen, hat keine Auswirkungen auf die Begründung des Arbeitsverhältnisses. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Angabe von Informationen über andere Personen (z.B. Referenzen) deren vorherige Zustimmung eingeholt und sie über die Zwecke informiert haben müssen, in deren Rahmen ihre Daten offengelegt werden, so wie in diesem Dokument beschrieben.